Rabu, 20 Maret 2013

Tips Meeting dan Rapat

Tips #94: Enam Aturan Meeting dan Rapat
Dari materi oleh:
Governmental Leader

Meeting atau rapat memang tidak populer bagi banyak orang. Di antaranya, karena meeting dan rapat selalu mengambil waktu orang lain. Artinya ada meeting dan rapat yang buruk dan ada pula meeting dan rapat yang baik. Meeting atau rapat bisa menjadi pemanfaatan waktu yang hebat bila dijalankan dengan baik. Sayangnya, hal yang sebaliknya juga merupakan kenyataan sehari-hari. Meeting atau rapat yang buruk adalah membuang-buang waktu.

Berikut ini adalah enam aturan meeting atau rapat yang baik. Keenam aturan ini bisa menekan kemungkinan rasa frustrasi setiap orang yang menghadiri meeting atau rapat, dan tentu saja menjadikannya lebih produktif bagi organisasi.

ATURAN #1
Selenggarakanlah meeting atau rapat, sebagaimana meeting atau rapat yang ingin Anda hadiri. Buatlah meeting atau rapat yang ideal, seperti meeting atau rapat yang ideal menurut Anda. Inilah aturan paling mendasar bagi penyelenggara meeting atau rapat.

Meeting dan rapat yang efektif dan menjadi peserta yang baik, adalah tentang mempertimbangkan orang lain.

Setiap aturan berikut ini diturunkan dari aturan pertama ini.

ATURAN #2
Lakukanlah persiapan secukupnya, dan yakinkan bahwa semua peserta meeting atau rapat juga melakukannya. Distribusikan agenda meeting atau rapat satu hari sebelum pelaksanaannya, dan yakinkan bahwa setiap peserta dapat mengakses berbagai informasi yang melatarbelakangi agenda itu.

Peserta meeting atau rapat, punya kewajiban untuk:

- Mereview agenda dan informasi latar belakangnya;
- Datang dan hadir di meeting atau rapat yang bersangkutan.

Jika pihak penyelenggara gagal melakukan proses ini, maka setiap peserta hendaknya berinisiatif untuk memintanya kepada pihak penyelenggara. Tidak sepantasnya ada orang yang datang menghadiri meeting atau rapat, tanpa mengetahui mengapa mereka hadir di sana dan apa yang hendak dicapai dengan meeting atau rapat tersebut.

Jika perintah yang diterima oleh pihak penyelenggara tidak menginformasikan apa-apa, maka pihak penyelenggara ini sudah sepantasnya mempertanyakan perlu tidaknya meeting atau rapat itu dilaksanakan.

ATURAN #3
Mulailah meeting atau rapat dengan tepat waktu, dan akhiri juga dengan tepat waktu, atau malah lebih cepat lebih baik. Memulai meeting atau rapat dengan tepat waktu menuntut kedisiplinan dari dua pihak, yaitu pihak penyelenggara dan pihak peserta.

Keterlambatan menghadiri meeting atau rapat mencerminkan rasa kurang hormat kepada pihak lain yang datang tepat waktu. Itu sebabnya pihak penyelenggara perlu:

- Menyatakan;
- menunjukkan;
- Mendemonstrasikan;

ketepatan waktu dalam memulai meeting atau rapat. Dengan demikian, pihak lain akan berupaya melakukan hal yang sama.

Selesai tepat waktu, adalah nasehat manajemen meeting dan rapat yang krusial. Dalam hal ini, agenda meeting atau rapat perlu dinilai ke-realistik-annya.

Jika meeting atau rapat bisa terselenggara dan selesai hanya dalam waktu 20 menit, maka tidak perlu diperpanjang dengan berbagai tetek bengek lain. Sebab, ini akan menyedot waktu orang lain, dan menjadikan meeting atau rapat di organisasi yang bersangkutan menjadi kian tidak populer dan dienggani.

Timing dari meeting atau rapat juga amat penting. Menyelenggarakan meeting atau rapat setelah jam kerja, membuat banyak orang merasa tidak nyaman. Efeknya akan negatif bagi moral setiap orang.

Emergensi dan keadaan darurat sudah lumrah di setiap organisasi, dan biasanya memang menuntut meeting atau rapat dadakan. Namun demikian, meeting dan rapat yang sifatnya rutin tetap perlu dijadwalkan. Dan tentunya, dengan waktu dan tempat yang nyaman bagi setiap orang.

ATURAN #4
Tetaplah pada topik. Satu orang atau sekelompok orang, biasanya akan menceritakan satu atau berbagai hal di dalam meeting atau rapat. Dalam hal demikian, pihak penyelenggara atau salah satu peserta meeting atau rapat, semestinya ditunjuk sebagai pihak yang berwenang untuk meng-guide proses dan jalannya meeting atau rapat agar tetap di jalurnya, dan tetap pada topik yang diagendakan. Hanya saja, untuk kepentingan esprit de corp, hal ini perlu didemonstrasikan dengan berhati-hati.

Lagi pula, menceritakan sebuah kisah, bisa jadi memang diperlukan dalam sebuah meeting atau rapat yang difungsikan sebagai sesi coaching atau proses pembelajaran. Sekali lagi, tetaplah diperlukan seseorang yang bisa dan diberi kewenangan untuk selalu mengembalikan proses meeting atau rapat ke substansi agenda.

ATURAN #5
Jangan selenggarakan meeting atau rapat yang tidak perlu. Dengan berhati-hati, tetapkanlah berapa kali sesungguhnya meeting atau rapat yang rutin perlu diselenggarakan.

Jika Anda menyelenggarakan meeting atau rapat harian, nilailah, apakah ia cukup produktif? Bisakah meeting atau rapat tersebut dikurangi frekuensi atau periodenya? Bisakah itu dilakukan dengan HANYA BERDIRI dan dengan waktu beberapa menit saja? "Terlanjur duduk" akan membuat orang "lupa berdiri".

Staffs meeting itu penting untuk komunikasi internal dan produktifitas, tapi Anda juga perlu menghitung keseimbangan antara komunikasi internal dan efisiensi waktu.

ATURAN #6
Selesaikan meeting atau rapat dengan PERNYATAAN YANG JELAS tentang TINDAK LANJUT dan SIAPA yang harus menindaklanjutinya. Ini perlu, sekalipun meeting atau rapat itu diselenggarakan hanya untuk "mempelajari sesuatu". Simpulkan dengan jelas "apa, "siapa" dan "bagaimana"-nya.

Jika penyelenggara gagal melakukan hal ini, maka salah satu peserta harus angkat bicara dan mempertanyakannya. Jika ini juga tidak dilakukan, maka meeting atau rapat itu akan sia-sia dan hanya membuang waktu saja.

SIMPULAN
Mengimplementasikan semua aturan di atas tidaklah mudah. Apalagi, menjadikan meeting atau rapat sebagai alat yang produktif. Akan tetapi, percayalah bahwa dengan menerapkannya secara konsisten dan penuh disiplin, akan menciptakan perbedaan dalam produktifitas organisasi Anda.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar