Rabu, 20 Maret 2013

Mengkomunikasikan Perubahan

Tips #98: Mengkomunikasikan Perubahan
WORKSHOP PUBLIC SPEAKING:
"BAGAIMANA MENAKLUKKAN TAKUT DAN TAMPIL BICARA DENGAN PERCAYA DIRI"
Hotel Sofyan Cikini, Sabtu, 22 Juli 2006

Informasi dan formulir pendaftaran:
http://milis-bicara.blogspot.com/2006/07/workshop-public-speaking.html

Dari materi:
"Communicating Change: A Dozen Tips from the Experts"
Harvard Management Communication Letter, Vol. 2, No. 8, August 1999
Harvard Business School

SEMUANYA BERUBAH
Perubahan selalu terjadi. Dunia ini berubah. Anda berubah. Lingkungan dan organisasi Anda berubah. Bisnis Anda berubah. Nasib Anda berubah. Kata orang, "tidak ada yang tidak berubah kecuali perubahan itu sendiri."

Berbagai program perubahan atau program penyikapan perubahan, seringkali gagal untuk memunculkan efek yang sesuai dengan keinginan. Apa yang sering dilupakan dalam berbagai kegagalan itu adalah kelompok yang paling kritis, yaitu: karyawan dan buruh. Mengapa catatan tentang kegagalan ini begitu tinggi? Pelajaran pertama: Jangan mengandalkan "gegap gempita"-nya pesan perubahan, untuk meyakinkan mereka agar tetap di atau 'jatuh' ke jalur yang benar. Ini tidak akan pernah cukup.

Begitu pula dengan saluran komunikasi yang sudah ada. Ia juga tak akan pernah cukup. Bahkan, saluran itu sangat mungkin akan patah atau terbelah, di tengah tingginya iklim yang emosional, yang melingkupi program perubahan.

Dalam situasi yang berubah, karyawan Anda menjadi lebih 'lapar' akan berbagai jawaban dan informasi.Saat karyawan dan orang-orang di dalam organisasi Anda tidak mendapatkan informasi yang diinginkannya, mereka akan menjadi pabrik isu dan desas-desus. Menurut pakar, 20% orang Anda akan mendukung program perubahan yang Anda tawarkan, 50% akan berdiri di pinggir arena atau duduk di atas pagar, dan 30% akan diam tak tergoyahkan.

Kepada 80% terakhir itulah komunikasi Anda harus diarahkan. Ada penemuan yang menunjukkan banyaknya program perubahan untuk memperkuat organisasi, justru malah melemahkannya dengan meninggalkan banyak orang dalam kebingungan dan sakit hati, di saat manajemen membutuhkan komitmen mereka. Untuk mencegah hal ini terjadi, Anda perlu mengidentifkasi dua pertanyaan berkaitan dengan pola komunikasi Anda:

a. Apakah Anda memberikan gambaran yang jernih tentang apa, kapan, bagaimana, dan mengapa perubahan itu harus dilakukan?

b. Apakah saluran komunikasi yang sudah ada bisa diandalkan untuk lalulintas informasi perubahan, atau diperlukan saluran komunikasi yang baru?

Berkaitan dengan dua pertanyaan di atas, berikut ini adalah selusin tips yang bisa membantu Anda, jika Anda menginginkan perubahan, di dalam organisasi atau perusahaan Anda.

1. SPESIFIKASIKAN SIFAT PERUBAHAN
Slogan, tema, atau kata-kata dan kalimat yang ajaib, tidak mendefinisikan perubahan yang hendak dicapai. Apa yang bisa mendefinisikan perubahan, adalah komunikasi yang spesifik, tentang bagaimana perubahan itu akan berpengaruh pada:

- Kepuasan pelanggan;
- Kualitas produk;
- Pangsa pasar atau penjualan; atau
- Produktifitas organisasi.

Perubahan harus bisa dirumuskan dalam konteks tangible (wujud), contoh:

- Di tingkat korporasi: menjadi yang pertama atau kedua di industri yang sejenis;
- Di tingkat divisi: meningkatkan 20% revenue;
- Di tingkat departemen: memendekkan waktu delivery menjadi dua hari.

2. JELASKAN KENAPA
Karyawan dan buruh, sering menjadi pihak yang ditinggalkan dalam kegelapan. Mereka buta, berkaitan dengan alasan bisnis, yang menjadi latar belakang dari perubahan yang Anda inginkan. Hal itu muncul, karena orang yang mengkomunikasikan perubahan:

- Terlalu banyak membuang waktu untuk mempelajari berbagai fakta;
- Yang sebenarnya tidak pernah terjadi pada diri mereka; dan
- Para karyawan dan buruh tidak mengenal komunikatornya.

Artinya, komunikator perubahan itu harus melakukan sharing dengan para karyawan dan buruh, berkaitan dengan berbagai opsi yang bisa diterima atau ditolak, sebelum keputusan akhir diambil.

3. BUAT MEREKA MEMAHAMI CAKUPAN PERUBAHAN
Lakukanlah, termasuk jika perubahan itu akan membawa dampak negatif. Beberapa perubahan mungkin hanya mempengaruhi beberapa orang atau pihak. Beberapa yang lain, bisa mengguncangkan dunia persilatan secara keseluruhan.

Dalam bentuk perubahan yang manapun, berhentilah berspekulasi. Tidak perlu mencoba mengimbuhi informasi perubahan dengan gula-gula pemanis. Jika memang akan ada tindakan merumahkan karyawan; katakan. Jika perusahaan akan menjual sebuah divisi ke pihak luar, buat mereka tahu.

4. ULANGI, ULANGI, DAN ULANGI LAGI SASARAN DAN RENCANA
Jika komunikasi yang pertama tidak melahirkan pertanyaan, jangan berasumsi bahwa mereka memang menerima perubahan. Saat pertama dikomunikasikan, perubahan itu hanya akan menjadi semacam kejutan bagi mereka. Dan saat mereka kembali ke meja kerjanya, berbagai kekhawatiran mulai muncul, dan itulah saatnya bagi Anda untuk mengakselerasi proses komunikasi.

Ikuti pertemuan pertama itu dengan pertemuan kedua, kedua dengan ketiga, dan seterusnya. Proses ini akan menjadi saluran dialog dengan para karyawan dan buruh. Karyawan bisa menerima kabar buruk. Akan tetapi, mereka tidak bisa menangani ketidakpastian.

Ketidakpastian membunuh organisasi dan perusahaan. Lebih dari itu, selain perlu diulang, komunikasi juga perlu dipecah-pecah ke dalam sub-sub komunikasi yang lebih kecil.

5. GUNAKAN SIMBOL DAN GRAFIK
Gambar yang dibuat dengan tangan di atas flip chart atau lewat proyektor overhead, bisa menyederhanakan gambaran restrukturisasi manajemen. Apakah bentuk organisasi Anda adalah persegi, segitiga atau amuba, gambaran tangan itu bisa membantu orang-orang Anda memvisualisasikan bentuk organisasi yang baru.

Anda bisa menggunakan "learning maps" alias peta belajar, di dalam kelompok-kelompok kecil rapat, yang menunjukkan tren dalam bisnis, dan sekaligus menjelaskan pentingnya perubahan untuk mengantisipasi hal itu.

6. CIPTAKAN KOMUNIKASI DUA ARAH
Pertemuan atau rapat yang kecil dan non formal, dapat menjadikan para manajer lebih responsif terhadap kepentingan karyawan, yang kemudian menjadikannya mampu mengukur tingkat penolakan atau resistensi terhadap perubahan. Menurut para pakar, cara ini kurang membumi. Akan tetapi, apa yang diminta dari manajemen, hanyalah mendengarkan dan merespon usulan para karyawan.

Dengan para karyawan yang berada di garis depan (misalnya tim marketing), tidak disarankan adanya sebuah pertemuan besar. Pertemuan ini biasa disebut sebagai "big bang approach to communication”. Sebaliknya, dianjurkan untuk membentuk kelompok-kelompok kecil di mana Anda dengan nyata bisa berbicara kepada para karyawan tentang perubahan. Dengan ini, Anda juga bisa terhindar dari bahaya kelompok provokator atau perusuh di dalam organisasi Anda.

"Perubahan, adanya di tingkat emosional. Bukan di tingkat rasional. Maka, pertemuan informal akan berpengaruh positif baik di hati maupun di kepala."

7. POSISI PARA SUPERVISOR
Semua pakar mengatakan, bahwa para supervisor memainkan peran kunci dalam rencana perubahan. Lebih jauh lagi, para supervisor perlu dilibatkan untuk mengkomunikasikan kebutuhan dan sifat dari perubahan itu sejak awal.

Ada contoh dari sebuah perusahaan perminyakan. Sebaiknya, para supervisor telah lebih dahulu menjalani brifing setengah jam, sebelum diumumkannya rencana perubahan yang akan mengakibatkan dirumahkannya sebagian karyawan. Mereka juga ditanyai pertimbangannya tentang rencana perubahan itu. Respon mereka dikompilasi secara anonim, menjadi semacam pendapat yang dilaporkan kepada tim manajemen, yang mencoba sebanyak mungkin memasukkan berbagai pertimbangan dari berbagai pihak.

Rencana akhirnya, kemudian disharing dengan para supervisor itu, kemudian mereka dibebani dengan tanggungjawab untuk menjelaskannya kepada para karyawan. Tim manajemen juga dapat merilis "booklet perubahan" yang menjadi panduan untuk diskusi face-to-face antara supervisor dan karyawan di bawahnya.

8. DUKUNG PERUBAHAN DENGAN METODE BELAJAR
Tawarkanlah kepada orang-orang di dalam organisasi Anda, untuk mengikuti pelatihan guna membangun kredibilitas dalam berbagai pola dan metode yang baru. Pelatihan itu akan menjawab pertanyaan, "Mengapa Saya harus mengubah cara Saya dalam menjual?"

9. TUNJUKKAN KEMAJUAN YANG NYATA
Upaya perubahan tidak akan banyak berarti sampai ada kemajuan nyata yang bisa ditunjukkan kepada para karyawan. Gedung dicat ulang, karpetnya diganti, lampu-lampu diperbaiki dan seterusnya. Sebelum sampai kepada semua hal itu, semuanya hanyalah retorika.

10. JANGAN BATASI KOMUNIKASI HANYA PADA RAPAT DAN KERTAS
Manfaatkan email atau messenger. Email dan messenger bisa dikirim dengan tingkat urgensi tertentu yang bisa dipilih. Ini bisa dilakukan secara mingguan, dari CEO kepada para pimpinan di bawahnya, yang kemudian akan memforwardnya ke seluruh bagian organisasi.

Atau, manfaatkan video yang secara terus menerus ditayangkan di kantin misalnya. Saat karyawan makan siang, mereka akan mendengarnya. Dan ingat ini, sampaikanlah hanya fakta dan bukan isu atau desas-desus.

Anda juga bisa memberi mereka kaset yang dapat didengarkan saat berangkat atau pulang kerja, di dalam mobil mereka, dengan informasi yang sama.

11. INSTITUSIKAN ARUS KOMUNIKASI
Kebiasaan kerja, telah membuat bicara atau mengobrol menjadi barang haram di kantor.

Berbagai meeting atau rapat yang didisain khusus untuk membicarakan rencana perubahan, akan memicu proses komunikasi. Jika organisasi Anda sudah punya intranet, bangunlah forum khusus untuk itu. Ini akan menumbuhkan mutual learning.

12. JADIKAN DIRI ANDA MODEL ATAU TELADAN
Bicara dan perilaku Anda, mengkomunikasikan banyak hal selain kata-kata. Konsistenlah dalam berkata, berpikir, berperilaku dan bertindak. Jika tidak, orang-orang di sekitar Anda akan menjadi frustrasi dan merasa diasingkan. Mereka akan berhenti mendengar kata-kata Anda.

"Walk the talk"
"Walk the walk"
"Talk the talk".

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar