Kamis, 21 Maret 2013

Kendala Mendengar

Tips #96: Mendengar Lebih Baik dan Efektif
Dari materi oleh:
Kevin J Murphy
Effective Listening Institute


"Tuhan memberi kita dua telinga dan satu mulut, supaya kita mendengar dua kali lebih banyak daripada berbicara."-- N.N. --"When I am getting ready to reason with a man, I spend one-third of my time thinking about myself and what I am going to say and two-thirds about him and what he is going to say."-- Abraham Lincoln --

Pernahkan Anda mendengar ini: "Pembicara yang baik adalah pendengar yang terbaik."?

Mendengar, ternyata bukan hanya "masuk kiri keluar kanan" atau sebaliknya. Mendengar ternyata benar-benar mencoba memahami apa yang dikatakan orang lain. Mendengar adalah sebuah proses serius yang tidak bisa dilakukan hanya dengan mengandalkan kebiasaan, refleks atau insting. Mendengar adalah upaya untuk menghubungkan titik-titik yang kadangkala menyatakan pesan-pesan yang tersembunyi.

Stephen Covey si pengarang "Seven Habits" itu, mengungkapkan "most people do not listen with the intent to understand; they listen with the intent to reply". Mendengar dengan lebih baik secara nyata akan membuka kemungkinan munculnya berbagai peluang baru.

Anda mungkin mengalami penyakit kesulitan mendengar. Berikut ini adalah intisari dari sebuah buku berjudul "Back-To-Basics Listening" karangan Kevin J Murphy yang juga menulis buku "Effective Listening". Ia adalah seorang pentolan dari Effective Listening Institute.

Ada lima kendala dalam proses mendengar. Semua kendala ini akan menjadikan proses mendengar menjadi tidak efektif. Kelima kendala itu adalah:

- Preoccupation
- Preconceived ideas
- Talking too much
- Thinking of responses, dan
- A lack of interest.

Proses mendengar akan menjadi lebih efektif jika kita berhasil mengatasi kendala-kendala di atas. Kendala-kendala itu bisa muncul sendiri-sendiri, gabungan atau bersama-sama.

PREOCCUPATION

Preoccupation atau preokupasi, adalah situasi di mana seseorang sedang "sibuk" dengan sebuah urusan lain yang tidak secara langsung berhubungan dengan topik pembicaraan. Sebagai contoh, kondisi ini bisa dialami oleh seorang istri yang ditanya suaminya tentang urusan sekolah anak sementara sang istri itu sedang memelototi film India kesukaannya. Atau, kondisi ini juga bisa dialami oleh seorang rekan kerja yang tengah sibuk mengetik proposal penjualan kemudian ditanya tentang di mana letak ordner penjualan bulan lalu.

Kendala ini berakar pada kekhawatiran alamiah kita berkaitan dengan sesuatu yang harus dikerjakan atau harus diselesaikan. Pada dasarnya, ketidakmampuan kita untuk bersikap rileks dan tetap berkonsentrasi pada saat yang sama akan memunculkan hambatan untuk berfokus pada realitas "di sini" dan "saat ini". Apa yang terjadi dalam situasi ini barulah sebuah proses "mendengar" dan sama sekali belum "menyimak".

Preokupasi adalah kendala terbesar dalam proses mendengar. Beberapa studi menunjukkan bahwa 40% dari waktu kita digunakan untuk memikirkan masa lalu, 40% untuk memimpikan berbagai kejadian di masa depan dan hanya 20% untuk berfokus pada situasi sekarang.

Preokupasi adalah juga sebuah fenomena pelarian sementara dari realitas atau kenyataan.

Dalam situasi yang menekan, kita akan cenderung tenggelam dalam mengingat-ingat masa lalu yang lebih indah dan nikmat.

Kendala ini hanya bisa diperbaiki apabila kita memahami fakta tentang kecenderungan setiap orang untuk terpeleset ke dalam keadaan yang setengah melantur.

Jika anda mengalaminya, kendala ini bisa diatasi dengan beberapa teknik berikut:

1. Lupakan. Bila sesuatu itu tidak terjadi sekarang dan di sini, dan kita tidak bisa menyentuh, merasakan atau memperbaikinya - lupakan saja. Itu sudah terjadi dan tidak bisa kembali lagi. Jika itu memang buruk, petik saja hikmahnya dan perbaiki di masa depan. Jangan buang waktu berjam-jam hanya untuk menebak-nebak. Jika Anda tetap memaksa, maka hal itu hanya akan meningkatkan gejala preokupasi dan menambah frustrasi.

2. Bangun rutinitas. Ketidakpastian di masa depan akan menciptakan kekhawatiran. Ciptakan rutinitas untuk mengurangi beban selalu mengingat-ingat apa yang harus dikerjakan dan kapan mengerjakannya. Cobalah implementasikan hal ini secara harian.

3. Don't sweat the small stuff (Anda mungkin pernah membaca sebuah buku dengan judul ini). Jika mobil Anda sudah tidak pernah dicuci sejak dua bulan yang lalu, ya sudah biarkan saja. Berfokuslah pada hal-hal lain yang jauh lebih penting.

4. Delegasikan. Usahakan orang lain ikut ambil bagian dalam menyelesaikan tugas Anda. Ini akan meringankan beban mental Anda.

5. Buat catatan. Mengingat segala sesuatu sampai ke hal-hal yang kecil adalah beban berat. Sediakan selalu buku kecil atau post-it di dekat Anda untuk keperluan mencatat.

6. Ambil nafas panjang, rileks dan tersenyumlah. Berbagai hal jarang sekali lebih serius daripada apa yang terlihat. Berbagai masalah biasanya lebih berat di kepala daripada di pundak. Dengan hal seremeh ini, kemampuan Anda dalam mendengar akan seratus kali lebih efektif.

PRECONCEIVED IDEAS

Gejala inilah yang melahirkan istilah "pikiran sempit atau cetek", "keras kepala" atau "masuk kiri keluar kanan" atau malah "otak udang" dan "otak di dengkul". Preconceived ideas adalah berbagai ide dan gagasan atau pemahaman yang sudah terlanjur mendominasi pemikiran seseorang. Kendala ini mengakibatkan munculnya penolakan terhadap berbagai input baru ke dalam pemikiran. Kendala ini juga berhubungan dengan ego, rasa tidak nyaman dan kemalasan.

Gejala yang bisa dilihat dari keberadaan kendala ini adalah kecenderungan untuk menggeneralisir dan bereaksi tanpa fakta-fakta yang lengkap. Jelas, hal ini menghambat efektifitas proses mendengar.

Apa yang terjadi, adalah mendengar akan tetapi tidak menyerap informasi yang dibutuhkan dan bereaksi dengan tepat. Jika Anda dihinggapi kendala ini, Anda cenderung tidak suka ditantang dan tidak suka mengubah sikap. Rasa tidak nyaman yang ada pada diri Anda akan menghambat setiap input yang akan mempengaruhi atau merubah rasa nyaman Anda. Anda akan cenderung tidak bisa diakses dan tidak sabaran. Teknik mengatasinya adalah sebagai berikut:

1. Berhentilah mengkhawatirkan apa yang dipikirkan orang tentang Anda dan mulailah mengkhawatirkan apa yang dipikirkan orang.

2. Sediakan waktu dan bertanyalah. Lihatlah proses menerima input sebagai suatu proses belajar yang menyenangkan. Berhentilah memuja status quo. Berhenti mendengar berarti berhenti belajar.

3. Perlakukan tantangan dan komentar orang lain sebagai penghargaan. Tidak perlu takut salah. Jika orang tidak menganggap Anda penting, mereka tidak akan menantang atau berkomentar.

4. Ingatlah bahwa aturan bisa berubah. Sekalipun Anda sudah pernah menghadapinya, tidak berarti Anda masih bermain di arena yang sama. Apa yang tidak Anda ketahui bisa melukai Anda. Segala sesuatu pasti berubah.

5. Berjalanlah agak jauh dengan sepatu orang lain (Anda mungkin perlu membaca buku Edward De Bono tentang hal ini). Belajarlah untuk sensitif.

TALKING TOO MUCH
The more you talks, the less you listen. The more you talks, the less others will listen. Seseorang yang terlalu banyak berbicara cenderung dilatarbelakangi oleh rasa bersalah, takut, khawatir, tidak nyaman atau sifat egois. Orang yang talkoholic merasa bahwa mereka harus bicara, wajib bicara, hanya untuk mendengar dirinya sendiri berbicara.

Efek samping dari berbicara terlalu banyak adalah hilangnya dialog yang penuh arti karena pihak lain yang log out. Orang lain justru akan mengabaikannya. Jika Anda merasa terlalu banyak berbicara, teknik mengatasinya adalah sebagai berikut:

1. Pikirkan dahulu sebelum berbicara. Jika tidak, bicara Anda bisa jadi malah membingungkan. Siapkan kerangka dari poin-poin yang hendak Anda sampaikan. Hindari percampuran isu.

2. Evaluasi signifikansi dari pernyataan Anda. Jika waktu Anda sempit, jangan ungkapkan sesuatu dengan berputar-putar.

3. Biarkan orang lain menguasai forum terlebih dahulu. Anda mendengar, Anda belajar. Dengan mendengarkan orang lain terlebih dahulu, Anda mungkin akan menemukan bahwa pemikiran Anda tidak relevan, tidak cocok atau bahkan memalukan. Seorang pegawai yang akan Anda pecat, jika diberi kesempatan untuk berbicara, mungkin justru akan mengajukan pengunduran diri. Ongkosnya, bisa jadi jauh lebih murah.

4. Kendalikan mulut Anda. Mulut Anda harimau Anda. Segelas minuman di dekat Anda bukan hanya untuk menghilangkan rasa haus. Gelas itu bisa menunda bicara Anda.

5. Bertanyalah. Pertanyaan yang benar dan relevan akan mengatakan pada orang lain bahwa Anda menyimak.

6. Biarkan orang lain jadi bintang panggung. Buatlah orang lain menikmati lampu sorot. Biasakan sharing dengan orang banyak. Lebih mudah mendengarkan dari banyak orang dari pada hanya satu mulut yang harus didengarkan.

7. Makin banyak bicara akan makin banyak mengabaikan. Makin banyak bicara, makin besar kemungkinan salah omong. Jika ragu, lebih baik diam.

8. Batasi waktu. Jika Anda muncul kemudian orang lain bersembunyi atau menghindar, itu mungkin tanda bahwa Anda terlalu banyak berbicara dan kurang mendengarkan. Tunjukkan bahwa Anda punya prioritas lain. Ciri komunikasi yang sehat adalah seimbangnya proses memberi dan menerima informasi. Pembicara harus membuat orang lain mendengar dan pendengar harus membuat orang lain berbicara.

THINKING OF RESPONSES
Kendala ini sering disebut dengan "bigger fish syndrome", yaitu kesulitan untuk menjaga kesinambungan pernyataan. Untuk melanjutkan pernyataan, seseorang biasanya masih dipengaruhi atau diokupasi oleh pernyataan lawan bicara sebelumnya. Bahaya dari kendala ini adalah dampaknya terhadap ego dan hubungan baik.

Anda harus mengetahui apakah pernyataan Anda memperkuat atau malah melemahkan pernyataan Anda yang lain.

Kendala ini berhubungannya dengan kendala "terlalu banyak berbicara". Maka, Anda harus mengukur tingkat kepentingan dan relevansi dari setiap pernyataan Anda. Dalam banyak hal, sindrom "the bigger fish story" akan menciptakan perlombaan bicara yang menyimpang dari maksud awalnya. Lebih jauh lagi, situasi itu akan berkembang menjadi percakapan yang "tulalit".

A LACK OF INTEREST
Kendala ini adalah kendala yang paling susah dijinakkan. Manusia cenderung mengaitkan sesuatu hanya dengan hal-hal yang dimengerti, dengan orang atau dengan sesuatu yang bisa memberi manfaat secara pribadi. Jika sesuatu tidak menarik, Anda cenderung akan mengabaikannya. Padahal, bisa jadi yang tidak menarik itu dapat merubah nasib Anda.

Adalah lebih mudah untuk mendengarkan tentang kenaikan gaji atau kenaikan penjualan. Mengapa? Sebab hal-hal itu memang lebih mudah dimengerti dan mempunyai akibat langsung yang bisa diukur.

Kendala ini hanya muncul apabila Anda beranggapan bahwa pesan yang disampaikan, bahkan pengantar pesan itu sendiri, adalah tidak penting atau tidak relevan.

Jika Anda tidak memiliki ketertarikan, maka Anda tidak akan mendengarkan. Dan satu hal lagi, itu pasti kelihatan. Sinyal itu akan menunjukkan bahwa Anda kurang respek terhadap pernyataan orang lain.

Jika Anda belum bisa berbicara sistematis, atau jika Anda sering mengalami kekakuan dalam pembicaraan, atau jika Anda sering mengalami keheningan dalam pembicaraan karena Anda tidak tahu apa lagi yang harus dibicarakan, atau jika Anda sering berbicara hal-hal yang sebenarnya di luar konteks, teknik mengatasinya adalah sebagai berikut:

1. Carilah kesamaan dan persamaan. Setiap orang pasti memilikinya. Hampir semua orang pasti punya anak, pernah bersekolah, punya hobi, punya keluarga atau mungkin suka berolahraga. Bicaralah tentang semua itu. Hasilnya, Anda akan semakin akrab.

2. Bertanyalah dalam rangka belajar. Anda bisa mendalami pemahaman orang lain dengan bertanya. Sekaligus, ini adalah salah satu cara untuk menemukan kesamaan dan persamaan.

3. Hargai orang lain sebagai dirinya, jangan pekerjaannya. Artinya, Anda juga perlu menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi orang lain. Mungkin, Anda adalah seorang eksekutif puncak. Akan tetapi jika ada kondangan, mungkin Anda harus tetap memakai batik atau baju koko.

Mendengar ternyata tidak mudah. Tidak mendengar, Anda tidak belajar. Tidak mendengar dengan lebih baik, Anda tidak makin pintar.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar